Υπάρχει μια συγκεκριμένη κατηγορία ανθρώπων που ζουν για το… ταυτόχρονα. Γράφουν επαγγελματικό email καθώς μιλάνε με τον διπλανό τους, ενώ παράλληλα παραγγέλνουν καφέ και τσεκάρουν κι ένα excel.

Αν είσαι μέλος αυτής της φυλής, αρχικά συγχαρητήρια. Κατά δεύτερον, ελπίζουμε να είσαι καλά!

Η αλήθεια είναι πως το multitasking μπορεί εύκολα να σε αποσυντονίσει, να μειώσει την αποδοτικότητά σου και να σου κάνει τον εγκέφαλο… πουρέ. Ευτυχώς, η τεχνολογία δεν είναι μόνο κομμάτι του προβλήματος αλλά και το κλειδί της λύσης.

Για πάμε να δούμε πώς μπορείς κι εσύ να χρησιμοποιήσεις τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία υπέρ σου, πριν αρχίσεις να νιώθεις ότι πρωταγωνιστείς σε επεισόδιο του Black Mirror.

Αρχικά, μήπως το multitasking είναι μύθος;

Κοίτα, η επιστήμη λέει ότι δεν υπάρχει 100% “ταυτόχρονα”. Ή τουλάχιστον κανείς δεν μπορεί να κάνει 2 πράγματα μαζί, με την ίδια ποιότητα, σαν να είναι λαπτοπ apple με σκληρούς δίσκους που αντέχουν τα πάντα.

Αυτό που πραγματικά συμβαίνει είναι πως ο εγκέφαλος κάνει γρήγορα “ζάπινγκ” από το ένα task στο άλλο. Και κάθε φορά που αλλάζει “κανάλι”, καίγεται και λίγο παραπάνω. Ναι, δεν είναι όλοι εγκέφαλοι ίδιοι θα μας πεις αλλά, όπως και να το κάνουμε, υπάρχει ένα λειτουργικό όριο. Και το αποτέλεσμα; Χάνεις χρόνο αντί να κερδίζεις, κάνοντας λάθη που μετά θες διπλό χρόνο να διορθώσεις.

Γι’ αυτό, ο πρώτος κανόνας του multitasking είναι να αρχίσεις να το αντιμετωπίζεις στρατηγικά: μικρά tasks, ομαδοποιημένα και με διάρκεια. Πρακτικά, αυτό σημαίνει να έχεις ένα σύστημα. Όχι ένα χάος με 25 tabs ανοιχτά και ειδοποιήσεις από πέντε apps ταυτόχρονα. Και σε αυτή τη διαδικασία, θες όντως ένα λαπτοπ apple με σκληρούς δίσκους που αντέχουν τα πάντα!

Τίποτα δεν γίνεται χωρίς οργάνωση

Εκτός από turbo μηχάνημα, πολύ σημαντικό ρόλο παίζει και οργάνωση, όχι απλά για να διατηρήσεις την παραγωγικότητά σου αλλά (κυρίως) για να μην καταρρεύσεις ψυχολογικά στο τέλος της εβδομάδας, του μήνα, του έτους.

Σε αυτό το σημείο, έρχεται η ώρα να “προσλάβεις” βοηθό. Και δεν υπάρχει καλύτερος personal assistant από την τεχνολογία. Άσε που δεν θέλει ούτε μισθούς ούτε άδειες.

Τι θα χρειαστείς; Καταρχάς, εφαρμογές όπως το Notion ή το Trello που σου επιτρέπουν να δομήσεις τις υποχρεώσεις σου οπτικά, να “σπάσεις” τις εργασίες σου σε μικρότερα βήματα και να βάλεις τα task σου σε προτεραιότητα. Το σημαντικό δεν είναι να σημειώνεις τι έχεις να κάνεις, αλλά να το κάνεις έξυπνα, με χρονοδιαγράμματα, tags, χρώματα, ό,τι σε βολεύει.

Αν δουλεύεις σε ομάδες ή projects με άλλους, δες και εργαλεία όπως το Slack ή το ClickUp που πάνε τη συνεργασία σε άλλο level. Σου επιτρέπουν να βλέπεις με μια ματιά ποιος κάνει τι και να μη χαώνεσαι σε ατέλειωτα email.

Μην αφήσεις το κινητό σου να σε σαμποτάρει

Αναγκαίο κακό ή σκέτο κακό; Το smartphone είναι το εργαλείο που μπορεί να σε απογειώσει ή να σε αποδιοργανώσει τελείως. Ειδοποιήσεις, group chats, social media… όλα σχεδιασμένα να σου αποσπάσουν την προσοχή και να σε τραβήξουν σε μια μαύρη τρύπα χειρότερη κι από αυτή που “έφαγε” την Αλίκη στη Χώρα των Θαυμάτων.

Η λύση δεν είναι να πετάξεις το κινητό στο συρτάρι αλλά να το χρησιμοποιήσεις έξυπνα. Ρύθμισε focus modes που προσαρμόζονται ανάλογα με την ώρα ή το task. Για παράδειγμα, βάλε το κινητό σου να μη δείχνει ειδοποιήσεις από apps που δε χρειάζεσαι κατά τη διάρκεια της δουλειάς ή του διαβάσματος.

Αν θέλεις να πας ένα βήμα παραπέρα, apps όπως το AppBlock ή το Digital Detox σου επιτρέπουν να μπλοκάρεις συγκεκριμένες εφαρμογές για συγκεκριμένες ώρες. Είναι σαν να λες “όχι” στους ψηφιακούς πειρασμούς χωρίς να αποχωρείς από την κοινωνία.

Το cloud θα σε σώσει

Σήμερα, πιο πολύ από κάθε άλλη φορά, το cloud γίνεται απαραίτητο για κάθε multitasker που κινείται γρήγορα και αλλάζει περιβάλλοντα. Φρόντισε να έχεις τις βασικές σου εργασίες στο cloud, είτε πρόκειται για Google Drive, iCloud, Dropbox ή OneDrive. Έτσι, δεν χρειάζεται να ψάχνεις το αρχείο “Τελικό-ΤΕΛΙΚΟ-2.docx”, αφού υπάρχει πάντα ιστορικό.

Και μιας και μιλήσαμε για ψάξιμο, τρελό productivity hack είναι και το σωστό στήσιμο του χώρου εργασίας σου, για να μην ψάχνεις που έβαλες τι.

Είδες που δεν χρειάζεται να γίνεις cyborg; Το multitasking είναι κατά βάση θέμα σχεδιασμού και διαχείρισης ενέργειας. Με τα σωστά εργαλεία, μπορείς να κάνεις περισσότερα χωρίς να νιώθεις ότι καταρρέεις. Μην ξεχνάς ότι η τεχνολογία είναι εδώ για να σε βοηθήσει, όχι να σε ελέγχει!

Facebook Comments